Hoe verloopt een vergadering van de politieraad?

De WGP legt geen specifieke regels op over de plaats waar de politieraad vergadert. In principe beschikt de politieraad over de autonomie om zelf een geschikte locatie te bepalen voor het houden van de vergadering. De politieraad zal in de meeste gevallen samenkomen in een gemeentehuis of vergaderzaal van één van de gemeenten die deel uitmaken van de meergemeentezone.  

De politieraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en tenminste viermaal per jaar, waarvan minstens éénmaal per semester. 

De politieraad kan slechts vergaderen  

• na de bijeenroeping door het politiecollege of;  

• op verzoek van ten minste één derde van de zittinghebbende raadsleden. 

De bijeenroeping van de politieraad is in dat laatste geval verplicht. Het politiecollege kan enkel het verzoek weigeren wanneer het onderwerp of de onderwerpen waarvoor de bijeenroeping wordt gevraagd, kennelijk en volledig buiten de bevoegdheid van de politieraad vallen. 

De oproeping met agenda moet zeven werkdagen vóór de vergadering worden bezorgd. Van de minimumtermijn mag slechts worden afgeweken in spoedeisende gevallen, waarin bij hoogdringendheid tot oproeping van de politieraad moet worden overgegaan. Bij hoogdringendheid kan die termijn herleid worden tot twee werkdagen.  

Voor elk agendapunt wordt het dossier dat erop betrekking heeft, ter beschikking gesteld vanaf de verzending van de agenda. Dit is het specifieke inzagerecht van het politieraadslid. 

1. Het politiecollege beslist over de agenda van de politieraad. 
    
2. Ieder politieraadslid beschikt over het recht om voorstellen en punten aan de agenda toe te voegen. Dit kan slechts onder bepaalde voorwaarden: 
         - het voorstel moet uiterlijk vijf werkdagen vóór de vergadering overhandigd worden aan de voorzitter of aan degene die hem vervangt; 
         - het voorstel moet vergezeld zijn van een verklarende nota of van elk document dat de raad kan voorlichten.  
    
3. Een punt dat niet op de agenda voorkomt, kan de politieraad niet behandelen, behalve wanneer dit punt zo spoedeisend is dat het geringste uitstel van bespreking gevaar zou opleveren. Dat kan slechts onder bepaalde voorwaarden: 
         - motivering van het spoedeisend karakter; 
         - bijzondere meerderheid van minstens twee derde van de aanwezige raadsleden die instemmen met de onmiddellijke behandeling. 

Plaats, dag, tijdstip en agenda van de zitting van de politieraad moeten ten minste zeven werkdagen voor de dag van de vergadering ter kennis gebracht worden van het publiek, door aanplakking in de gemeentehuizen en in het hoofdcommissariaat, en door bekendmaking op de website van de politiezone. 

De vergaderingen van de politieraad zijn in principe openbaar. Wanneer tijdens de openbare vergadering de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken.  

De vergadering van de politieraad is besloten: 

• wanneer het agendapunt over personen handelt; 

• wanneer twee derde van de aanwezige leden, in het belang van de openbare orde beslissen dat de vergadering niet openbaar kan zijn.  

Deze mogelijkheid om in besloten vergadering te zetelen geldt niet voor de beraadslaging over het ontwerp van begroting, begrotingswijziging of over de rekeningen.  

De opname van de vergaderingen van de politieraad is toegelaten onder voorbehoud van modaliteiten en beperkingen voorzien in het reglement van orde. De voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen op de Vlaamse gemeenteraden zijn helaas niet van toepassing op de politieraden. 

In een meergemeentezone is de korpschef hoofd van de administratie. De politieraad en het politiecollege beraadslagen over vrijwel geen andere zaken dan deze die door de korpschef zelf of onder zijn leiding administratief of technisch werden voorbereid. De korpschef is steeds aanwezig op de vergaderingen van het politiecollege en de politieraad. Volgens de WGP geldt dezelfde regeling in een ééngemeentezone. Hierdoor kan hij steeds aanvullende inlichtingen of verduidelijkingen geven waardoor de mandatarissen kunnen beraadslagen en beslissen met de nodige kennis van zaken.