De politieraad kan enkel beslissingen nemen indien de meerderheid van de zittinghebbende leden aanwezig is. De voorzitter opent de zitting van de politieraad op het vastgestelde tijdstip maar kan overgaan tot de schorsing van de zitting wanneer de meerderheid van de politieraadsleden niet aanwezig is.
Er is een belangrijke uitzondering op het aanwezigheidsquorum: de politieraad kan, indien hij tweemaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden is opgekomen, na een derde en laatste oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en besluiten over de onderwerpen die voor de derde maal op de agenda voorkomen. Opgelet: bij de tweede oproeping is het aanwezigheidsquorum wél nog vereist. De tweede en derde oproeping moeten gebeuren op dezelfde wijze als voor een oproeping voor een gewone zitting van de politieraad en moet vermelden of de oproeping voor de tweede of voor de derde maal gebeurt. Daarbij moeten de wettelijke bepalingen voor de tweede of derde oproeping woordelijk worden overgenomen.
De besluiten worden bij volstrekte meerderheid genomen. Bij staking van stemmen wordt het voorstel verworpen. De volstrekte meerderheid van stemmen wordt bepaald op basis van de raadsleden die een stem uitbrengen en niet op basis van de aanwezige leden. Onthouding telt niet, ongeacht de manier waarop het tot uiting komt: weigering om te stemmen, verklaring van onthouding, blanco of ongeldige stembiljetten. De raadsleden die zich onthouden van stemming tellen wel mee voor het aanwezigheidsquorum.
Het algemeen principe is 1 raadslid = 1 stem. De gemeenten van de politiezone krijgen een aantal politieraadsleden naargelang hun bevolkingscijfer. Elke burgemeester is ook lid van de politieraad, ongeacht de bevolking van zijn gemeente. De agendapunten van de politieraad zullen dus gestemd worden volgens het principe ‘één raadslid = één stem’.
Enkel voor de stemming over de vaststelling van de begroting, de begrotingswijzigingen en de jaarrekeningen, beschikt elke groep vertegenwoordigers van één gemeente uit de politiezone over evenveel stemmen als waarover de burgemeester van de gemeente die hij vertegenwoordigt, beschikt in het politiecollege. Die stemmen worden onder de leden van die groep gelijk verdeeld met inbegrip van de burgemeester.
De stemming gebeurt in principe mondeling
De politieraadsleden stemmen mondeling. De geheime stemming is de uitzondering. De voorzitter stemt als laatste. Het reglement van orde kan voorzien in een regeling die gelijkwaardig is met de mondelinge stemming. Dit is het geval voor de mechanisch uitgebrachte naamstemming en de stemming bij zitten en opstaan of bij handopsteking. Ongeacht de bepalingen van het reglement van orde blijft een mondelinge stemming vereist telkens als een derde van de aanwezige leden hierom verzoekt.
Wanneer is de stemming geheim?
Voordrachten van kandidaten, benoemingen, terbeschikkingstellingen, preventieve schorsingen in het belang van de dienst en tuchtstraffen geschieden bij geheime stemming en eveneens bij volstrekte meerderheid van stemmen.
De notulen zijn een overzicht van de beslissingen van de politieraad. De notulen vermelden alle besproken onderwerpen alsook het gevolg dat werd gegeven aan die punten waaromtrent geen beslissing werd genomen.
In de notulen wordt een aantal vormelijke gegevens vermeld waarvan de naleving vereist is voor de geldigheid van de beraadslagingen en beslissingen:
- de opening, schorsing en sluiting van de vergadering door de voorzitter;
- de namen van de aanwezige leden, voor het aanwezigheidsquorum;
- de uitslag van de stemmingen, voor het stemmenquorum;
- al dan niet beslotenheid van de vergadering;
- al dan niet geheime karakter van de stemming.
Het opstellen van de notulen
De WGP belast de politiesecretaris van de politiezone met het opstellen van de notulen van de politieraad en van het politiecollege. Enkel wanneer de politieraad het nodig vindt, zal het opstellen van de notulen staande de vergadering gebeuren.
Goedkeuring, ondertekening en overschrijving van de notulen
De notulen van de laatste vergadering worden ten minste zeven werkdagen vóór de dag van de vergadering ter inzage van de leden van de politieraad gelegd. In geval van spoedeisende vergadering stelt men het ontwerp van de notulen tegelijk met de agenda ter beschikking. In het geval waarin de politieraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan deze beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
Het ontwerp van de notulen moet minstens raadpleegbaar zijn. Het reglement van orde bepaalt hoe dit gebeurt.
Elk politieraadslid, zelfs wanneer hij afwezig was tijdens de vorige vergadering, heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen. Opmerkingen of voorgestelde wijzigingen aan de notulen dienen gestemd te worden.
Wanneer de notulen als goedgekeurd worden beschouwd, wordt het ontwerp van de notulen ondertekend door de voorzitter en de politiesecretaris.
De politiesecretaris is belast met de overschrijving van de notulen.
Uittreksels van de notulen
De uittreksels van de notulen moeten de exacte inhoud van de notulen weergeven. Ze worden ondertekend door de voorzitter en medeondertekend door de politiesecretaris.
Publicatie van de notulen op de website
De politiezones zijn verplicht om de goedgekeurde en ondertekende notulen van de openbare zitting van de politieraad op de website van de politiezone te plaatsen.
