In Lokaal: gemeenteraden voor het eerst digitaal

Eerst heeft Gent voor de gemeenteraadsleden een testmoment gehouden, op zaterdag 21 maart om tien uur. ‘Iedereen kreeg in Microsoft Teams een uitnodiging voor een fictieve gemeenteraad en zat op tijd aan zijn laptop. Collega’s van Digipolis en de dienst Bestuursondersteuning stonden klaar om te helpen en om na de sessie nog extra ondersteuning te bieden. Voor de gemeenteraad van maandag 20 april die om 19 uur begint, vraag ik sommigen al om 18.30 uur in te loggen. In een gemeenteraad zitten mensen van alle generaties, we moeten zorgen dat alle 53 raadsleden echt om 19 uur klaar zitten,’ zegt gemeente-raadsvoorzitter Zeneb Bensafia. In Mechelen heeft gemeenteraadsvoorzitter Fabienne Blavier Microsoft Teams eerst met twee ambtenaren uitgetest. ‘Daarna hebben we bij alle raadsleden twee keer een half uur in de agenda’s geblokkeerd, dan konden ze inbellen en leerden we hun ook de tips en tricks van Teams, zoals je achter-grond veranderen of vervagen.’ Ook Aalst heeft zich goed voorbereid, met eerst drie testmomenten waarin de 43 raadsleden met Teams konden oefenen.

In Mechelen werden vooraf duidelijke afspraken gemaakt. Fabienne Blavier: ‘Van de 43 raadsleden zie je er telkens maar vier in beeld, de rest staat onderaan met een bolletje vermeld. Wij hadden afgesproken dat enkel de fractieleiders het woord zouden vragen en dat via de chatfunctie, tenzij iemand al voor de gemeenteraad aangaf bij welk punt hij of zij nog iets wilde zeggen. Er zijn zeker verbeteringen mogelijk. Zo gaan we vanaf nu de chatfunctie enkel nog maar gebruiken als iemand het woord wil. Tijdens de gemeenteraad bespraken we bij zonsondergang het agendapunt van de nieuwe stadsbioscoop Lumière, terwijl we collega Koen Anciaux ondertussen in het donker zagen zitten. Op de chat werden daar natuurlijk grapjes over gemaakt. In de toekomst moeten we daar strikter op toekijken, want die mopjes leiden je erg af. ’Gent heeft zelfs een leidraad opge-steld, ook voor de commissievergaderingen. Zeneb Bensafia: ‘Zo staat het voor iedereen op papier dat de gsm’s op stil moeten, dat de microfoon gedempt wordt als je niet aan het woord bent en dat je vooraf moet aangeven op welke punten je wilt tussenkomen. Als we dan aan dat desbetreffende punt zijn, stopt de commissievoorzitter en geeft al meteen het woord. Als iemand daarop een antwoord of wederwoord wil geven, typt hij of zij ‘woord’ in de chatfunctie en dat ziet iedereen dan meteen. Het gaat redelijk makkelijk. Maar 53 raadsleden, dat vergt discipline. Daarom bereid ik sowieso al elke maand de gemeenteraad voor met het Bureau dat bestaat uit alle fractieleiders, de burgemeester, eventueel de bevoegde schepen en de ondervoorzitter en voorzitter van de gemeenteraad. We spreken het thema van het actualiteitsdebat af, vervolgens de OCMW-raad en dan de gemeenteraad. In het Bureau wordt alles unaniem beslist.’ In Aalst hebben ze voor een deel het draaiboek van Gent afgekeken. ‘Maar bij ons staat er ook een telefoonnummer van de helpdesk in, zodat een raadslid met problemen kan bellen om opnieuw in Teams te geraken,’ zegt raadsvoorzitter David Coppens die net zoals zijn twee collega-raadsvoorzitters zijn pet afdoet voor de eigen stedelijke dienst IT en Bestuursondersteuning.

Voor Fabienne Blavier verliep de eerste digitale gemeenteraad vlot. ‘In maart hadden we een beperkte agenda, de partijen konden geen extra agendapunten toevoegen of om een actualiteitsdebat vragen zoals ze normaal wel kunnen. Nu waren het een twintigtal punten. Bij de start heeft burgemeester Alexander Vandersmissen een stand van zaken gegeven over de aanpak van de coronacrisis en wat er nog op de plank lag. Daarop heeft de oppositie ingespeeld, er was dus toch een kort debat.’‘De gehele gemeenteraad duurde maar twee uur, terwijl we normaal pas tussen middernacht en een uur gedaan hebben, maar dan bespreken we ook gemakkelijk tachtig agendapunten en zijn er meestal twee actualiteitsdebatten. Ik heb gemerkt dat het onmogelijk is om vier tot vijf uur via een scherm deftig te vergaderen en tegelijk de chatfunctie in het oog te houden.’

Volgens Fabienne Blavier vergt het discipline om een actualiteitsdebat in goede banen leiden: ‘Elke fractie krijgt vijf tot tien minuten de tijd om haar punt te maken en daarop spelen de andere fracties en het college in, vervolgens krijgt de indiener opnieuw het woord. Vooraf weet je niet wat persoon x gaat zeggen en het duurt algauw een uur.’In Gent duurt een gemeenteraad doorgaans twee avonden. Zeneb Bensafia: ‘Eind april zal dat ook zo zijn, in maart was het maar één avond met een beperkte agenda. Eind april doen we het min of meer op een normale manier. Dat zullen we toch proberen. Vorige maand werden vijftig punten uitgesteld, daarvan gaan we er nu zo’n dertig weer aan de agenda toevoegen, de overige uitgestelde punten zijn dan voor mei en juni. Normaal begin-nen we met een actualiteitsdebat dat algauw twee uur duurt, maar dat hebben we in maart niet gedaan, nu zal dat debat over corona gaan en over de maatregelen die zijn genomen.’

Normaal is er vóór de raadszitting een vragenuurtje van 18 tot 19 uur waarvoor de 53 raadsleden vijf vragen per fractie kunnen indienen, nu zal dat er maar één per fractie zijn. ‘We kijken ook nog of elke fractie een onbeperkt aantal interpellaties kan doen of dat we het tot eentje per fractie zullen beperken of misschien zelfs geen want we hebben opnieuw een actualiteitsdebat,’ zegt Zeneb Bensafia die altijd de raad en de commissies zo praktisch mogelijk probeert te benaderen. ‘Zo moet iedereen de technische vragen een week op voorhand naar het kabinet van de schepen sturen. Die antwoordt dan een dag vóór de commissie, zodat het tijdens de commissie niet over die technische zaken hoeft te gaan maar we al een echt debat kunnen voeren, overzichtelijk, en zonder kakofonie. Ook worden altijd alle vragen gebundeld, zodat de schepen ze niet een per een beantwoordt maar samen en de rest niet zit te wachten tot wanneer hij aan de beurt komt.

’Op 14 april heeft de Aalsterse gemeenteraad een verenigde commissie gehouden met alle 43 raadsleden en nog een tiental ambtenaren. ‘Elk punt werd in de chat geplaatst en ik las het nog eens voor,’ zegt David Coppens die deze werkwijze apart met de fractieleiders nog eens had doorgesproken. ‘De ambtenaar kon zijn scherm delen om de presentatie te tonen, terwijl hij tegelijk de toelichting gaf. Had een raadslid een vraag, dan zette hij dat in de chat en ik liep het chronologisch af om de schepen, de ambtenaar of de burgemeester te laten antwoorden. We hadden veel coronamaatregelen waarvoor de burgemeester al besluiten had genomen en die nu een bekrachtiging moesten krijgen. Eigenlijk hadden we al een coronadebat van anderhalf uur. In totaal heeft de zitting drie uur geduurd. Ze werd door IT ook live gestreamd. Het publiek kreeg hetzelfde scherm te zien als de IT-medewerkers, zelfs de presentatie van de ambtenaar. Voor het publiek was de chat niet te zien, ze hoorden het wel als ik iemand het woord gaf. Gelukkig had ik twee schermen, eentje voor de chat en eentje voor de presentatie en de raadsleden.’

Voor de hoofdelijke stemming heeft Fabienne Blavier in Mechelen vooraf alle namen van de raadsleden in een potje gedaan. ‘Aan het begin van de zitting haal ik er dan een papiertje uit. Met die naam beginnen we dan alfabetisch aan de stemming. Voor de fracties volg ik dezelfde volgorde als hoe de partijen in de fysieke gemeenteraad zitten. Tijdens de stemming heeft niemand de microfoon aan. Ik vraag dan aan de fractieleider wat ik voor haar of zijn partij mag noteren. ’In Gent gebeurt de stemming via de software met e-besluitvorming.

Zeneb Bensafia: ‘Voor de geheime stemming mochten we van Green Valley, de leverancier van de software, gratis gebruik maken van een stemmodule. Als er over een agendapunt moet worden gestemd of er wordt een stemverklaring gevraagd, opent een medewerker van de dienst Bestuursondersteuning de stemming en krijgen de raadsleden onmiddellijk een pop-up te zien waarin ze hun stem kunnen uitbrengen. Vervolgens zien we meteen op hetzelfde scherm, maar een ander dan dat van Teams, hoeveel mensen en wie precies voor of tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden. Bij de geheime stemming is er ook zo’n pop-up, maar zien we het resultaat zonder de namen. Het geheim van de stemming wordt absoluut gegarandeerd. Als het een besloten zitting is, dan moeten de collega’s van Digipolis en de dienst Bestuursondersteuning goed opletten of mensen niet alleen uitgelogd zijn in Teams, maar ook uit de chatfunctie, omdat ze die anders kunnen volgen. Voor de rest werken we toch ook op vertrouwen en op basis van de deontologische code.

’Aalst heeft op 21 april een eedaflegging en een geheime stemming, twee zaken die je niet in Teams kunt doen. ‘Voor de gewone stemming geven de frac-tieleiders vooraf schriftelijk hun stem door aan de dienst Bestuursondersteuning en ik herhaal hun goed- of afkeuring of onthouding bij de stemming. Als een fractie van gedachte verandert door de tussenkomsten, dan kan de fractieleider het woord vragen en lassen we een pauze in om de stemmen te hertellen,’ zegt David Coppens.
Voor de geheime stemming mag Aalst van ABB volgende procedure hanteren: de algemeen directeur stuurt een mail en krijgt een reply met voor of tegen of onthouding. Hij neemt bij wijze van spreken die individuele stem mee in zijn graf. David Coppens is er in elk geval gerust in dat het goed verloopt. Voor de eedaflegging zal hij samen met de algemeen directeur en het nieuwe raadslid naar het gemeentehuis komen. ‘Daarvoor is er nu plaats genoeg. Ter-wijl het raadslid bij mij de eed aflegt, zal de directeur filmen en dat wordt live gestreamd.’ Omdat het al op You-Tube staat aangekondigd, lijkt deze gemeenteraad alvast een groot evene-ment te worden.

Altijd kunnen de inwoners van Aalst achteraf de audiobestanden van de raadszittingen beluisteren op aalst.be, tijdens de gemeenteraad kan het publiek volgen via het eigen YouTube-kanaal. ‘De pers heeft voor de commissie van half april geen aparte uitnodiging gekregen, maar ik hoorde van een journalist dat hij wel even heeft gekeken om er zeker van te zijn dat hij de echte gemeenteraad zou kunnen volgen,’ zegt David Coppens. ‘Ik heb veel goede feedback gekregen. Ook één negatieve waar we wat aan kunnen verhelpen: als mensen tegelijk naar het YouTubekanaal kijken, ontstaat er een echo. Dus dat mag echt niet meer in de toekomst.

’In Gent werd de gemeenteraad van maart opgenomen. Na afloop werd de link naar de pers doorgestuurd. Nu zullen de burgers de raad live in audio kunnen volgen via de website van de stad. Dat geldt ook voor alle commissies. Omdat collega’s bij het begin van een sessie blij zijn elkaar te zien, begint de opname pas wanneer Zeneb Bensafia zegt dat de vergadering begint. ‘Nu testen we nog uit of we de gemeenteraad van 27 april live kunnen tonen. Dan zal de camera enkel op de gezichten gericht zijn en niet op de chat, want daar verschijnen soms ook niet relevante dingen zoals “dat pulletje staat je goed” of “cool”.

’In Mechelen was bij de gemeenteraad eind maart de pers niet uitgenodigd, de zitting werd wel opgenomen en meteen daarna online gezet. ‘Vanaf 20 april worden de commissies en de gemeenteraad gelivestreamd waardoor de burgers en de journalisten de vergaderingen direct kunnen meevolgen. Ook achteraf zijn ze zoals altijd via YouTube te bekijken,’ zegt Fabienne Blavier die blij is dat de werking van de stad nu door kan lopen.

In de Mechelse gemeenteraad zitten de raadsleden per tweeën in een bank, dat is te dicht bij elkaar in deze tijden. Fabienne Blavier: ‘Eind april houden we zeker nog een digitale gemeenteraad, misschien zelfs later ook nog. Omdat we in maart alle andere raden van bestuur en gemeenteraadscommissies on hold hebben gezet, houden we vanaf nu al deze vergaderingen in Microsoft Teams, zolang dat nodig is.’ Ook in Gent gaan alle commissies door in Microsoft Teams. In Aalst hetzelfde verhaal. ‘Omdat het vlot loopt, gaan we vanaf nu normaliseren in een digitale wereld,’ zegt David Coppens. •

Marlies van Bouwel is hoofdredacteur van Lokaal
Voor Lokaal 05 | 2020