Veelgestelde vragen over de werking van de gemeenteraad

Dat is inderdaad mogelijk, maar niet voor alle bevoegdheden van het college/vast bureau. Bij delegatie is het belangrijk dat er enkel gedelegeerd kan worden naar het daaronder liggende orgaan. Dat betekent concreet dat het college en vast bureau enkel kunnen delegeren aan de algemeen directeur. Een rechtstreekse delegatie door de raad aan de algemeen directeur kan niet, tenzij een wet of decreet dat expliciet mogelijk zou maken.

In sommige gevallen is een delegatie naar de algemeen directeur verboden. Delegatie kan niet als het gaat om:

• de voorbereiding van de beraadslagingen en de besluiten van de raden;
• het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief van het college of vast bureau;
• de door de raad gedelegeerde bevoegdheden voor het vaststellen van de rechtspositieregeling, het vaststellen van het begrip ‘dagelijks personeelsbeheer’, het aangaan van dadingen met personeelsleden naar aanleiding van een beëindiging van het dienstverband, die de gevolgen van de beëindiging van het dienstverband als voorwerp hebben;
• de beslissingen die een wet, een decreet of een uitvoeringsbesluit uitdrukkelijk aan het college of vast bureau voorbehouden heeft;
• de daden van beschikking over verhuring, concessie, pacht, jacht- en visrechten van meer dan negen jaar;
• het afsluiten van een afsprakennota met de algemeen directeur;
• vóór 1 maart van het lopende boekjaar bepalen welk gedeelte van de kredieten voor de gemeente/het OCMW voor investeringen en financiering, die voor het vorige boekjaar opgenomen waren in het meerjarenplan maar nog niet zijn aangewend, overgedragen worden naar het lopende boekjaar van de kredieten voor de gemeente/het OCMW;
• het op eigen verantwoordelijkheid viseren als de financieel directeur geen visum wil verlenen;
• zonder de nodige kredieten over de uitgaven beslissen die door dwingende en onvoorziene omstandigheden vereist zijn en als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken;
• op eigen verantwoordelijkheid bevelen een betaling uit te voeren als de algemeen directeur (of het daartoe aangeduide personeelslid) weigert een betalingsopdracht aan een financiële instelling te ondertekenen;
• het vertegenwoordigen in rechte van de gemeente en beslissen om op te treden in rechte namens de gemeente;
• de burgerlijke stand en de politie over de vertoningen;
• het opleggen van administratieve sancties;
• het beheer van budgetten voor de realisatie van bepaalde acties of projecten toevertrouwen aan wijkcomités en burgerinitiatieven;
• de aanstelling en het ontslag van het gesubsidieerd personeel van het gemeentelijk onderwijs.

Zie art. 56-57 en art. 84-85 DLB

Het valt absoluut te vermijden dat een onbevoegd orgaan een beslissing neemt. Bij betwisting van die beslissing is de kans groot dat die beslissing vernietigd wordt.

Anderzijds mag een burger verwachten dat de overheid correct beslist heeft en zijn er door de verkeerde beslissing wel al rechtsgevolgen ontstaan. Een benadeelde zou daarvoor een schadevergoeding kunnen vragen.

Ja, dat moet inderdaad. Sinds 2020 beschikken gemeente en OCMW over zogenaamde geïntegreerde beleidsrapporten (meerjarenplan, aanpassing meerjarenplan en jaarrekening). Achterliggend blijven de transacties en kredieten wel voor elk bestuur apart bestaan, want het gaat nog steeds om aparte rechtspersonen.

Eerst stemmen de gemeente- en OCMW-raad elk over hun deel van het beleidsrapport, waarbij elk raadslid het recht heeft om de aparte stemming te vragen over een bepaald onderdeel. Daarna keurt de gemeenteraad ook het OCMW-deel goed, waardoor meteen het hele rapport is goedgekeurd.

Sinds 2020 werken de besturen niet meer met een budget. De beleids- en beheerscyclus (BBC) kende tot 2019 voor het meerjarenplan en het budget veel en vergelijkbare schema’s.
De kredieten die vroeger in het budget stonden op basis waarvan lokale besturen uitgaven kunnen doen en bepaalde ontvangsten realiseren, staan vanaf 2020 in het meerjarenplan onder schema M3.

In de raad worden verschillende termijnen gebruikt wanneer men het heeft over het besluiten. Die termen komen vaak (maar niet altijd) uit de regelgeving en worden dan overgenomen. Niet elke term heeft een vaste definitie. Cruciaal is wel te weten wanneer er een stemming nodig is, en wanneer niet:

Wel stemmen
Enerzijds zijn er die punten waar de raad over moet stemmen, en dus een beslissing moet nemen. Zo moet over elk voorstel van beslissing op de agenda van de raad een beslissing worden genomen: instemmen of afkeuren. De raad kan ook beslissen om “geen beslissing te nemen” (bijvoorbeeld omdat een punt voor de vijfde keer op de agenda gezet is zonder dat er nieuwe omstandigheden zijn die een andere beslissing kunnen rechtvaardigen). Soms stelt de raad ook een beslissing uit (bijvoorbeeld omdat een dossier nog verder onderzoek behoeft). Maar beslissen om (nog) niet te beslissen kan enkel door een stemming. Ook moet die beslissing gemotiveerd worden: Het is niet de bedoeling om zo stemmingen te vermijden over voorstellen die ingediend werden door de minderheid. Een stemming is nodig bij:

• Bekrachtiging:
  De term bekrachtiging kent verschillende betekenissen:
  • Als een onbevoegd orgaan (vaak het college) al een beslissing nam (vaak omdat het dringend was) en het daartoe wel bevoegde orgaan (vaak de gemeenteraad) deze beslissing bevestigt. Deze techniek bevindt zich in de grijze zone van de wetgeving, maar wordt vaak gebruikt. We raden aan dit te vermijden als het kan.
  • Soms is een bekrachtiging een onderdeel van de beslissing. Bijvoorbeeld een hoogdringende politieverordening van de burgemeester op basis van art. 134 Nieuwe Gemeentewet. De gemeenteraad moet beslissen om de politieverordening te bekrachtigen want anders vervalt ze.
     
• Aanstelling:
  Met een aanstelling wordt een beslissing bedoeld waarbij een persoon een bepaalde functie krijgt.
  Bijvoorbeeld: de aanwerving van een nieuwe algemeen directeur.
   
• Goedkeuring:
  Ook de term goedkeuren kent verschillende betekenissen:
  • De beslissing waarbij een “gewoon” voorstel wordt aangenomen. Dit is de ‘standaard’ werkwijze. Er staat een voorstel van beslissing op de agenda en de raad keurt dat voorstel goed of af. Je stemt dus als raadslid voor of tegen het voorstel, je stemt blanco of je neemt niet deel aan de stemming.
  • Goedkeuren wordt ook gebruikt voor het akkoord gaan met een voorliggend document bijvoorbeeld: notulen, geloofsbrieven, (beheers)overeenkomst, …
  • Het kan ook een vorm van toezicht zijn waarbij de goedkeuring onderdeel wordt van de beslissing. Bijvoorbeeld keurt de gemeenteraad het meerjarenplan van een AGB goed. Of de gemeenteraad keurt de beleidsrapporten vast die zowel door de gemeente- als OCMW-raad werden vastgesteld.
  • Soms wordt de term goedkeuren ook gebruikt als alternatief voor bekrachtiging (dan als de bevestiging van de beslissing van een ander orgaan).
     
• Vaststelling:
  Ook dit is weer een begrip met verschillende betekenissen:
  • Algemeen bindende zaken worden vastgesteld: Algemene kaders, reglementen, tarieven, rechtspositieregeling, beleidsrapporten,…
  • Er wordt vastgesteld (of niet) of aan voorwaarden voldaan wordt (bijvoorbeeld bij akten, moties,…

Deze termen kennen geen vast gebruik en worden dus constant door elkaar gebruikt.
Dat is vaak niet zo erg, maar we raden aan steeds te kijken naar de rechtsgrond voor de beslissing (wet/decreet/besluit) en de terminologie die daar gebruikt wordt in de eigen beslissing over te nemen.

Niet stemmen
Naast al de zaken waarover gestemd moet worden, zijn er ook mededelingen, kennisgevingen, etc waarbij de raadsleden geïnformeerd worden. Daarover moet niet gestemd worden:

• Kennisgeving of kennisname:
  Bijvoorbeeld de kennisname van het verzaken aan het mandaat als gemeenteraadslid. Op de gemeenteraad wordt meegedeeld dat een verkozene of opvolger het mandaat niet zal opnemen, de raad kan dit niet goedkeuren of niet afkeuren. De raad kan er dus enkel maar kennis van nemen.

Dat kan, maar enkel en alleen in de uitzonderlijke omstandigheden die vermeld worden in het huishoudelijk reglement. De vergadering van de gemeenteraad vindt in principe immers fysiek plaats in het gemeentehuis of op een andere fysieke plaats door de gemeenteraad bepaald.

Digitaal vergaderen betekent dat iedere deelnemer elektronisch volgt. Hybride vergaderen betekent dat een deel van de deelnemers fysiek vergadert en één of meer andere deelnemers digitaal aansluit. Belangrijk is dat de burger ook steeds deze vergaderingen moet kunnen volgen.

Sinds de coronacrisis hebben de lokale besturen veel ervaring met digitaal en/of hybride vergaderen. Door een wijziging aan het decreet over het lokaal bestuur mogen de raden zelf beslissen op welke wijze ze vergaderen, los van de pandemie. De bepalingen die gevolgd worden staan zowel in het decreet over het lokaal bestuur (art. 20 DLB en art. 54 ) als in het besluit van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.

De algemene uitgangspunten zijn:

• De gemeenteraad kan enkel digitaal en/of hybride vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement.
• Voor de commissievergaderingen zijn zulke uitzonderlijke omstandigheden niet vereist.
• Het principieel openbaar karakter van de vergadering moet gerespecteerd worden.
• Het huishoudelijk reglement bepaalt of de gemeenteraad of de gemeenteraadscommissies digitaal of hybride kunnen vergaderen en de wijze waarop.

Belangrijk om te weten is dat de Vlaamse overheid het begrip “uitzonderlijke omstandigheden” eng interpreteert.

De raden moeten zelf die uitzonderlijke omstandigheden bepalen in het huishoudelijk reglement. De omstandigheden en de wijze waarop digitaal en/of hybride vergaderd wordt, verschillen dan ook grondig van bestuur tot bestuur. Zo zijn er  ook grote verschillen op technisch vlak (gebruikte toestellen en platformen, stemmodules, ondersteuning, …) en op het vlak van vergaderafspraken (spreektijd, rol voorzitter, neutrale achtergrond op het scherm, …).

De VVSG stelde een stappenplan op om de raden te helpen de beste keuze voor hun bestuur te maken. Bekijk het addendum bij het VVSG-model van huishoudelijk reglement voor de gemeente- en OCMW-raad.  

Daarnaast werd door de Nederlands overheid een interessante argumentenkaart ontwikkeld om af te wegen wanneer men wel of niet hybride of digitaal vergadert.

Als raadslid heb je inderdaad het recht te vragen om een opmerking op te nemen in de notulen. Dat betekent echter niet dat die opmerking ook opgenomen moet worden. Het is de gemeenteraad die beslist of die aanvulling/opmerking al dan niet overgenomen wordt in de notulen.

Wanneer het om een opmerking gaat die een fout uit de ontwerpnotulen haalt, dan kan de raad weinig anders dan die voorgestelde wijziging goedkeuren.

Wil je echter een persoonlijk standpunt laten opnemen in de notulen, dan is dat veel minder evident. Persoonlijke opmerkingen en bespiegelingen van raadsleden (maar ook van leden van het college van burgemeester en schepenen) horen immers niet thuis in de notulen, maar in het zittingsverslag. 

Het is correct dat de raad eigenlijk minstens tien keer per jaar moet vergaderen.  Maar: een extra vergadering organiseren enkel en alleen om toch maar aan de opgelegde tien vergaderingen te geraken, heeft weinig zin. Is er geen deftige inhoud om te vergaderen, dan kan men dat beter geen tiende vergadering bijeenroepen. 

Er bestaan geen sancties als men toch niet aan tien vergaderingen komt. Uiteraard is het niet de bedoeling dat de raad bijvoorbeeld maar zes of zeven keren zou vergaderen in een jaar. Net daarom werd het initiatiefrecht van de raadsleden uitgebreid: Indien er te lange periodes zonder raadszitting zouden zijn dan kan een kleine groep raadsleden de vergadering toch bijeen laten roepen.

Toenmalig bevoegd minister Somers wees in zijn antwoord op de parlementaire vraag nr. 299 van Chris Jansens van 2 juli 2020 ook op deze mogelijkheid van de raadsleden om zelf de raad bijeen te roepen. In zijn antwoord zegt hij o.a.: "Het decreet over het lokaal bestuur bepaalt geen sanctie voor het niet respecteren van het minimumaantal zittingen. Indien hierover een klacht wordt ingediend, dringt de toezichthoudende overheid er bij het gemeentebestuur op aan om de decretale verplichting om de gemeenteraad ten minste tienmaal per jaar samen te roepen, in de toekomst strikt na te leven."