De Europese Commissie becijferde in 2020 dat slechts 58 procent van de kmo’s in ons land deelneemt aan overheidsopdrachten en dat slechts 34 procent van de overheidsopdrachten eraan wordt gegund. Daarmee scoort België lager dan de meeste lidstaten van de Europese Unie, enkel in Portugal en Roemenië liggen de percentages nog lager. Op Europees (richtlijn 2014/24/EU) en federaal niveau (wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten en, onder andere, het KB van 18 april 2017 over plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren) werden de voorbije jaren wetgevende initiatieven genomen om dat aandeel te verhogen.
Om die wetgeving te ondersteunen stelde de FOD Economie in 2018 een charter ‘Toegang van kmo’s tot overheidsopdrachten’ op. De dertien principes zijn ook zeer bruikbaar voor lokale besturen die overheidsopdrachten in de markt zetten. In november 2021 keurde de ministerraad een federaal actieplan goed om de deelname van KMO’s aan overheidsopdrachten te vergroten via onder meer het verbeteren en versnellen van betalingen, en het opdelen van opdrachten in percelen.
Enquête
Om een beter zicht te krijgen op de concrete drempels en problemen en op de mogelijke oplossingen organiseerde UNIZO in 2021 een enquête over het lokale aanbestedingsbeleid. 354 ondernemers en 98 lokale besturen, gelijk verspreid over alle provincies, namen eraan deel. ‘Aan de ondernemers vroegen we of ze al hadden meegedongen naar overheidsopdrachten en waarom wel of niet. We polsten ook naar de kmo-vriendelijkheid van hun lokale bestuur,’ zegt Lynn Jonckheere, juridisch adviseur bij UNIZO. ‘De belangrijkste knelpunten waren sensibilisatie en bekendmaking – met andere woorden lokale ondernemers zijn niet altijd op de hoogte van een openbare aanbesteding –, en de selectie- en gunningscriteria die gemeenten hanteren. Aan de gemeenten vroegen we of ze initiatieven namen om die problemen weg te werken, en welke dan wel.’
Van twee kanten
46 procent van de lokale besturen gaf aan ondernemers te sensibiliseren voor de mogelijkheid om in te spelen op overheidsopdrachten. Ongeveer eenzelfde aandeel maakt gebruik van een eigen of een bovenlokaal register van lokale ondernemers, dat aankopers van gemeente, OCMW of AGB kunnen raadplegen, wanneer ze een overheidsopdracht uitschrijven.
In Gent bijvoorbeeld hebben al duizend ondernemers zich geregistreerd als stadsleverancier. Is de stad op zoek naar een leverancier voor een dienst of product, dan raadpleegt ze de databank om potentiële kandidaten te vinden. Steeds meer lokale besturen nemen gelijkaardige initiatieven. Zo beschikt Buggenhout over een repertorium van een veertigtal lokale handelaars en bedrijven. ‘We willen dat aantal stelselmatig uitbreiden, dit is nog maar het begin,’ zegt Annick Colpin, stafmedewerker ondernemingen.
‘We roepen lokale ondernemers via de pers, de website en sociale media regelmatig op zich te registreren met hun contactgegevens en met de diensten of producten die ze aanbieden. Zonder corona hadden we in het najaar van 2021 een eerste ontmoetingsmoment gehad voor alle ingeschrevenen. Naast een netwerkmoment was dat een kans geweest om de wet op de overheidsopdrachten en de manier waarop wij ermee omgaan toe te lichten. Hopelijk kunnen we de draad snel weer oppikken. Intern is het repertorium al toegelicht op het diensthoofdenoverleg, zodat diensten bij een overheidsopdracht of offerteaanvraag steeds de lijst raadplegen om lokale ondernemingen te contacteren.’
Deinze koppelt zijn Stadsleverancier, waar intussen een 200-tal ondernemingen zich hebben gemeld, aan twee andere databanken om een zo volledig mogelijk beeld te hebben van de lokale ondernemingen en hun activiteiten. De dienst lokale economie heeft een bestand van handelaars, bedrijven en vrije beroepen, de aankoopdienst heeft een lijst van bedrijven waarmee eerder al is samengewerkt.
Sara Lootens, deskundige lokale economie van de stad: ‘Zijn we op zoek naar een leverancier, dan bekijken we de drie registers en schrijven we alle ondernemingen aan die een match opleveren. Natuurlijk kennen we als relatief kleine stad ook wel de meeste bedrijven op ons grondgebied en weten we wie welke opdracht aankan of niet. We proberen altijd minimaal drie ondernemingen te contacteren. Komen er meer in aanmerking, dan schrijven we er ook meer aan.’ De inspanningen op het vlak van bekendmaking moeten natuurlijk van twee kanten komen, ook ondernemers moeten de moeite nemen om zich te registreren en hun activiteiten te specificeren.
Wim Geirnaerdt, coördinator lokale belangenbehartiging van UNIZO: ‘Ondernemers worden geacht hun gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen actueel te houden, maar dat gebeurt niet altijd. Bovendien moeten ze bijbetalen als ze extra informatie willen opnemen, waardoor ze hun activiteiten zo ruim mogelijk omschrijven. Dat maakt het natuurlijk niet makkelijk voor een gemeente. Daarom zijn lokale initiatieven als de Gentse Stadsleverancier of een centraal connectieplatform voor ondernemers en aankopers in de provincies Limburg en Oost-Vlaanderen zo nuttig. We roepen onze ondernemers op om zich aan te melden en we organiseren samen met lokale besturen regelmatig infosessies voor lokale kmo’s.
Samen met de ondernemers
Net als in Buggenhout heeft de covidcrisis in de stad Hasselt tot vertraging geleid in het project Lokaal Aankopen/Stadsleverancier. ‘We hebben om en bij de 12.000 lokale ondernemers op ons grondgebied. Voor de centrale dienst aankopen die bestellingen wil plaatsen of diensten die informatie willen vergaren in het kader van een marktverkenning, is het onmogelijk om het volledige aanbod te kennen,’ zegt Yves Janssen, budgetbeheerder van de Hasseltse dienst economie.
‘Daarom verloopt de samenwerking met lokale ondernemers vooral via hun koepelorganisaties zoals UNIZO. In 2019 hebben we in samenspraak met hen een kleinschalige pilot opgezet waarbij ondernemers die voor het eerst wilden inschrijven op een overheidsopdracht, juridische ondersteuning konden krijgen voor het maken van conforme offertes. Het proefproject maakte duidelijk dat we onze focus moeten verbreden.’ Dat is het project Lokaal Aankopen/Stadsleverancier geworden.
Nele D’haemers, hoofd van de dienst Aankopen van de Groep Hasselt (stad, OCMW en AGB) licht het toe: ‘We bewandelen drie sporen. Een, we willen een sterkere samenwerking met de ondernemersorganisaties. Twee, we zetten in op een eigen webpagina met tips en tricks over hoe je het best omgaat met overheidsopdrachten. We zullen daarop ook bekendmaken welke overheidsopdrachten lopen voor de Groep Hasselt en welke in het komende jaar worden opgestart.
Het derde spoor is de Stadsleverancier, zodat we over een eigen lokale database beschikken.’ In het najaar van 2021 was er een eerste netwerkevent gepland om de vragen van ondernemers in kaart te brengen. In januari 2022 zouden dan de webpagina en de registratie via de Stadsleverancier worden gelanceerd. Covid leidde tot uitstel, maar dat is zoals bekend geen afstel. Nele D’haemers: ‘We weten dat er drempels zijn voor lokale ondernemers zoals het vinden van de overheidsopdrachten, de administratie die erbij komt kijken, de borgtocht die gevraagd wordt enzovoort. Daar zullen we samen met hen aan werken.’
Te strenge criteria
Dat brengt ons meteen bij het tweede grote knelpunt dat ondernemers in de UNIZO-enquête aanhaalden: de selectie- en gunningscriteria van gemeenten schrikken hen af. Zo blijkt dat de technische bekwaamheid en financiële draagkracht die lokale besturen van kandidaat-leveranciers vragen, niet altijd in verhouding staan tot de opdracht. Een andere kwestie is het grote gewicht dat bij een gunning wordt gegeven aan de prijs.
Voor lokale ondernemers wordt het daardoor moeilijk om te concurreren met grote spelers, terwijl ze op het criterium service na verkoop misschien wel veel beter scoren. Ook het opsplitsen van een grote opdracht in percelen en het gunnen van verschillende percelen aan verschillende leveranciers, is een vraag van de ondernemers. Lokale besturen zijn zich bewust van die knelpunten.
Zo zegt Sara Lootens dat voor Deinze de prijs niet altijd het doorslaggevende gunningscriterium is, er worden ook opdrachten toegewezen aan leveranciers die niet de goedkoopste zijn. Het opsplitsen van een opdracht in kleinere onderdelen is bij veel lokale besturen een courante praktijk. Annick Colpin beseft dat de administratie die bij overheidsopdrachten hoort, kleinere ondernemingen kan afschrikken, net als het gegeven dat de betaling even op zich laat wachten ten gevolge van de geldende procedures. Daarom is goede communicatie zo belangrijk. ‘En,’ besluit Wim Geirnaerdt, ‘lokale besturen zijn misschien niet de snelste betalers, ze zijn wel zeer betrouwbare betalers.’ —
Bart Van Moerkerke is redacteur Lokaal
Voor Lokaal 02 | 2022
Nuttige informatie vind je op
