Sofie Hatse: “Dit is geen verhaal van alleen maar digitalisering maar van digitale transformatie. En het is geen zaak van de IT-dienst, maar van de hele organisatie."
Net als heel wat Vlaamse lokale besturen ontplooiden de gemeenten in Zuid-West-Vlaanderen de voorbije jaren projecten om hun processen te digitaliseren. Een tweedaagse inspiratiesessie voor de algemeen directeurs van de regio eind 2021 legde wel de pijnpunten van die strategie per gemeente bloot. Sofie Hatse: ‘Het bleek dat in allerlei lokale besturen gelijkaardige projecten liepen, los van elkaar. Iedereen ging afzonderlijk op zoek naar dezelfde expertise.
Een gezamenlijke werkwijze drong zich op. Bovendien was het voor iedereen duidelijk dat het louter digitaliseren van de processen niet voldoende zou zijn. Je moet er ook voor zorgen dat alle medewerkers mee kunnen, dat de datahuishouding in orde is enzovoort. Kortom, het is geen verhaal van alleen maar digitalisering maar van digitale transformatie. En het is geen zaak van de IT-dienst, maar van de hele organisatie. De inspiratiesessie mondde uit in een visie voor SHIFT: de lokale besturen van de regio werken samen aan een betere dienstverlening, waarbij de digitale transformatie een hefboom is om een warme, toegankelijke en lokale dienstverlening te verankeren.’ De partners dienden een subsidieaanvraag in bij het Vlaamse project Gemeente zonder Gemeentehuis.
Na de goedkeuring kon SHIFT van start gaan in 2023, de ondersteuning loopt tot eind 2025. Het project bestaat uit vijf ateliers: dienstverlening; opleidingen; poolen en inventarisatie; data en connectiviteit; governance. In dit artikel gaan we in op het opleidingenaanbod (atelier 2). De externe begeleiding van dit luik is in handen van CVO, Ligo en een consortium van Hogeschool Vives/MCR/Savaco.
Digitale maturiteit
In een eerste fase werd een anonieme digitale maturiteitsscan uitgevoerd waaraan 1500 van de 4000 medewerkers van de lokale besturen deelnamen. ‘Zeer interessant was dat er niet zoveel verschil zat tussen grote en kleine gemeenten. De top van mensen die helemaal mee zijn is uiteraard groter in een stad, maar grosso modo zie je dat de scores voor digitale kennis en vaardigheden zeer gelijklopend zijn in alle besturen. Dat maakt het ook mogelijk gemeenschappelijke trajecten uit te tekenen voor groepen van medewerkers,’ verduidelijkt Maka De Lameillieure (Vives). De vaststellingen over de individuele digitale maturiteit werden aangevuld met een vroeger onderzoek van Leiedal naar de digitale maturiteit op organisatieniveau.
Maka De Lameillieure: “De top van mensen die helemaal mee zijn is uiteraard groter in een stad, maar grosso modo zie je dat de scores voor digitale kennis en vaardigheden zeer gelijklopend zijn in alle besturen.”
Digitaal leiderschap
Aan de hand van de nulmeting van de digitale maturiteit werd een opleidingstraject in verschillende stappen uitgetekend. De nadruk lag in eerste instantie op digitaal leiderschap. De algemeen directeurs en leden van het managementteam van telkens drie besturen werden samengebracht om met elkaar in gesprek te gaan en te werken aan een strategie voor digitale transformatie. Daar kwamen enkele zeer concrete doelstellingen uit, bijvoorbeeld papierloos werken tegen 2030.
Tegelijkertijd werd uitgeklaard welke doelgroepen van medewerkers welke trajecten zouden volgen en volgens welke methode dat zou gebeuren. In september 2024 werd daarvoor het startschot gegeven. ‘Er is een onderscheid gemaakt tussen schermgebruikers en niet-schermgebruikers. De eerste groep zijn mensen die dagelijks met de computer werken, de tweede groep maakt gebruik van de smartphone, ook voor het werk,’ zegt Sofie Hatse.
Schermgebruikers en niet-schermgebruikers
Vives staat in voor de opleiding van de schermgebruikers. Maka De Lameillieure: ‘Er zijn sessies over contentcreatie en over hoe verschillende informatiestromen aan elkaar kunnen worden gekoppeld, over GDPR en cyberveiligheid. Waarom zijn die zaken belangrijk? Wat betekent dit voor mijn werk? We tonen ook aan dat het helemaal niet zo moeilijk is als de meeste mensen denken.’ In de opleiding van de niet-schermgebruikers ligt de klemtoon meer op het aanleren van vaardigheden in kleine groepjes.
De lesgevers van de Centra voor Volwassenenonderwijs (CVO) en de Centra voor Basiseducatie (Ligo) gaan daarvoor langs in de verschillende gemeenten. Alles bij elkaar zijn 1600 schermgebruikers en 760 niet-schermgebruikers opgenomen in de verschillende trajecten. Een belangrijk aandachtspunt is telkens de bewustmaking van wat digitale transformatie inhoudt en waarom ze belangrijk is, om dat dan te vertalen naar de concrete werksituatie.
Netwerk
SHIFT loopt tot eind 2025, daarna is het aan de lokale besturen om het werk verder te zetten. Sofie Hatse: ‘Dankzij dit project worden de deelnemende gemeenten zich nog meer bewust van het belang van digitale transformatie en ontwikkelen ze een stevig netwerk. Daarnaast vullen we vanuit SHIFT ook enkele randvoorwaarden in waardoor de lokale besturen na 2025 op eigen kracht verder kunnen. Zo hebben we een gedeeld dataplatform uitgebouwd, delen we verschillende dashboards, werken we aan gestructureerde datamarkten, zetten we in op topconnectiviteit tussen de steden en gemeenten, werven we gedeelde (IT-)profielen aan, bouwen we aan expertisedeling enzovoort. Het is de bedoeling dat we onszelf tegen eind volgend jaar overbodig hebben gemaakt. Maar hoe dan ook zullen de gemeenten op het thema moeten blijven inzetten en zal er een vorm van coördinatie nodig blijven om de samenwerking gaande te houden. Ook dat willen we vanuit SHIFT voorbereiden.’ —
Bart Van Moerkerke, redacteur Lokaal
Beeld GF
VVSG en Diverscity: vier uitdagingen
Digitalisering en technologie bieden kansen om maatschappelijke uitdagingen op het gebied van mobiliteit, klimaat, zorg en veiligheid aan te pakken en efficiënte lokale dienstverlening te realiseren. Burgers verwachten gebruiksvriendelijke oplossingen op maat. De opdracht voor lokale besturen is groot. De VVSG en Diverscity organiseerden, met ondersteuning van VLAIO, drie inspiratiedagen over het thema. Die brachten vier kernpunten aan het licht.
Digitale maturiteit van alle medewerkers
In de lokale besturen werken medewerkers met uiteenlopende digitale vaardigheden, van basis- tot gevorderd niveau. Digitale geletterdheid is tegenwoordig een vereiste voor alle medewerkers, zowel op de werkvloer als privé. Daarom is het noodzakelijk om gerichte trainingsprogramma’s te ontwikkelen die de diverse groep medewerkers ondersteunen en hen helpen digitaal vaardiger te worden.
Technisch talent werven en behouden
Lokale besturen concurreren met de private sector om technisch talent aan te trekken en te behouden. Ze moeten het maatschappelijke belang van werken voor de overheid beklemtonen, hun troeven in de kijker zetten en inzetten op opleiding en ontwikkeling.
Digitaal leiderschap en strategie
Een succesvolle digitale transformatie vereist sterk leiderschap en een heldere strategie. Het management moet een duurzame digitale visie ontwikkelen en daarover binnen de organisatie communiceren. Dit proces omvat veranderingsmanagement en het bevorderen van een cultuur van openheid en aanpassingsvermogen onder medewerkers.
Samenwerking
Samenwerking is essentieel om digitale uitdagingen te behandelen. Lokale besturen moeten samenwerken met andere overheden om kennis en middelen te delen. Dit kan gaan van het gezamenlijk aanwerven van IT-professionals tot het opzetten van regionale IT-architecturen en het delen van goede praktijken.
Dorothee De Ganck, Martijn Meekers
De VVSG en Diverscity ondersteunen lokale besturen bij hun digitale transformatie. Wil je hierover meedenken of op de hoogte blijven van onze initiatieven? Word dan lid van het online kennisdelingsplatform 'Digitale gemeenten'. Mail naar dorothee.deganck@vvsg.be.
Verwant
