Steeds meer steden en gemeenten zetten stappen richting datagedreven sturen en werken. Ook de stad Roeselare. Zij vielen begin december 2020 in de prijzen en ontvingen een Agoria smart city award voor hun datagedreven aanpak en werking.
Een sterke datastrategie waarbij inspanningen gebeuren om data te ontsluiten voor en over de volledige stadsorganisatie is cruciaal voor de stad. Dankzij een uitgebreide data- en business intelligence strategie heeft de stad Roeselare beter inzicht in de dienstverlening aan zijn burgers. De data worden hierbij gecentraliseerd op één plaats, het aantal applicaties worden gereduceerd maar er wordt volop ingezet op data-integraties en uitwisselbaarheid van data tussen de verschillende toepassingen. De verschillende stadsdiensten maken gebruik van één centrale databron en hebben beter zicht op de werking en het gebruik van de verschillende datasets.
Door gegevens van meldingen van burgers die binnenkomen via het meldingskanaal 1788 te structureren en visualiseren in een digitaal Power BI dashboard kan de stad haar dienstverlening verbeteren. Aan de hand van dit dashboard wordt gemonitord hoe vragen en meldingen van burgers doorheen de organisatie stromen, welke doorlooptijden ze hebben, rond welke onderwerpen de meeste vragen komen, op welke plaatsen in de stad...
Zo werden meldingen rond bladkorven in kaart gebracht en werden bepaalde korven verplaatst in functie van de meldingen. Zo wordt de dienstverlening van de burger beter en krijgt de stad ook minder meldingen.
De stad merkt een vlottere doorstroming en kortere doorlooptijd van de melding/vraag van de burger naar de betrokken dienst. Voor verschillende onderwerpen noteren ze een tijdswinst van 10% in 2020 t.o.v. 2019.
Doordat vragen en input van de burgers objectiever in kaart worden gebracht, kan de stad ook beter vinger aan de pols houden. Niet alleen de burger maar ook de medewerkers en mandatarissen van het lokaal bestuur zijn gebaat met deze informatie.
Dit project kwam tot stand dankzij een goede samenwerking van verschillende interne en externe diensten. De inzichten is data zijn immers niet beperkt tot één team maar focussen net op de impact van de verschillende teams op elkaar waardoor er organisatie- brede inzichten ontstaan.
