Bron: praktijkenbank innovatie en digitale transformatie van de VVSG.

• In een project waar meerdere projectpartners zijn betrokken moet worden bewaakt dat alle projectpartners gelijkwaardig in het project stappen, voldoende tijd kunnen investeren en complementair zijn aan elkaar. In vorige projecten bleek de personeelsinzet van sommige partners soms te klein om effectief een engagement te kunnen opnemen in de projectuitvoering. Dit is belastend voor de gemaakte afspraken en de projectplanning.
   
• Onderschat niet hoeveel tijd zo'n project in beslag neemt. Maak een goede realistische planning voor de termijn van het project, en bouw ook ruimte in voor vertragingen of tegenslag.  De projecten uit het verleden hadden bij aanvang een doorlooptijd van 1 jaar. Vele projecten hebben bij Vlaio echter een projectverlenging moeten aanvragen.
   
• Betrek vanaf de ontwikkeling van het projectidee de doelgroep. Het is niet omdat je als gemeente denkt een goeie oplossing te hebben voor een probleem, dat dit daadwerkelijk ook de beste oplossing is. In het verleden was er bijvoorbeeld een project waarvan bleek na goedkeuring door de subsidiërende overheid dat dit idee voor weerstand zorgde bij de inwoners. Zonder dat draagvlak kon het project zoals aanvankelijk voorzien niet doorgaan en moest het idee ingrijpend worden bijgestuurd.
   
• Sta er bij stil dat je voldoende tijd en capaciteit moet voorzien binnen je organisatie om dergelijke proefprojecten en experimenten te kunnen dragen, zonder zekerheid op slagen of een werkelijke implementatie in de gemeente achteraf. Het is belangrijk om betrokken medewerkers te hebben die hun schouders hier daadwerkelijk onder willen en kunnen zetten.
   
• Informeer je goed over de mogelijkheden én beperkingen van de technologie waarmee je wil experimenteren om eventuele verwachtingen te temperen. In sommige projecten uit het verleden bleek de technologie minder op punt te staan dan aanvankelijk verwacht, of bleek deze toch niet geschikt te zijn voor de use case.
   
•  Informeer je goed over het juridisch kader. Controleer op voorhand wat er wel en niet kan binnen, o.a. de huidige privacy- en andere wetgeving. Betrek daarom steeds je DPO bij het uitschrijven van een project, als er mogelijks sprake is van het verwerken van persoonsgegevens.
   
• Soms worden er te ambitieuze doelstellingen in de projectaanvraag opgenomen, die realistisch gezien niet allemaal uitgevoerd kunnen worden. Een tip is dus om bij dergelijke subsidiedossiers en projecten de doelstellingen concreet en haalbaar te houden.
   
• Als een project in de aanvraag te breed wordt omschreven met veel verschillende doelstellingen en acties,  gaat er tijdens het project vaak veel tijd en middelen naar het zoeken van een realistische scope en het onderzoeken van diverse mogelijkheden, zonder dat je effectief tot een resultaat komt. Dus zorg voor een duidelijke focus bij het schrijven van het projectvoorstel.
   
•  Laat je niet verleiden door bedrijven en consultants die je benaderen met een voorstel voor een project, die zij na goedkeuring door de subsidiërende overheid, voor jou willen uitvoeren. Dit zal altijd een inspanning vergen van het lokaal bestuur, wat  er ook wordt beweerd. Het lokaal bestuur draagt, als indiener van het project, ook steeds de eindverantwoordelijkheid.  Bovendien moet je ten allen tijde de wetgeving overheidsopdrachten respecteren, dus als je met een private partij wil samenwerken, moet die toekenning van die opdracht reglementair gebeuren.  (en moet je ook andere partijen de kans geven om het project uit te voeren). Het is al gebeurd dat de subsidiërende overheid na afloop van het project de subsidie terugvordert van het lokaal bestuur omdat is gebleken dat dit proces niet correct verliep. 
   
• De voordelen van samenwerken met verschillende lokale besturen is evident, maar miskijk je daarbij niet op de kleine verschillen die er bestaan tussen besturen, en die maken dat het soms een hele uitdaging is om een generieke oplossing uit te rollen die voor iedereen aanvaardbaar is. Om zeker te zijn dat jouw projectaanvraag opschaalbaar en implementeerbaar is, betrek je best bij de start verschillende lokale besturen, van verschillende typologieën. Het is immers niet omdat iets goed werkt in één stad of gemeente, dat dit ook meteen opschaalbaar is naar andere lokale besturen. Dit kan je enkel weten, door van meetafaan de behoeften van andere gemeenten te capteren. 
   
• Digitale dienstverlening naar een hoger niveau tillen is lastig als er binnen een bestuur geen duidelijke beleidslijnen en strategische doelstellingen aanwezig zijn waarop men kan bouwen. Het loont dus steeds de moeite om deze fundamenten te versterken.
   
• Heb je een projectidee? Kijk dan even rond of dit idee misschien al elders gerealiseerd werd, wat daar de lessen waren en hoe je die kan integreren in jouw projectvoorstel. Het zou een gemiste kans zijn om van nul een projectvoorstel te schrijven als in een zelfde project reeds een aantal onderzoeken en testen zijn gebeurd die je kunnen helpen.  Misschien zit er wel een gelijkaardig initiatief reeds in de pijplijn, bij de centrale overheden of bij een ander lokaal bestuur en heeft het weinig zin om een projectdossier uit te werken voor iets wat sowieso zal worden ontwikkeld. Weet je niet waar zoeken? Leg jouw idee dan eens voor aan Nathalie Dumarey, onze programmamanager innovatie en digitale transformatie. Zij helpt je graag op weg!
   
• De subsidiërende overheid hecht veel belang aan het delen van de lessen uit de projecten. Neem dus zeker een luik 'kennisdisseminatie' op in jouw project. Vanuit de VVSG zijn wij altijd bereid om te bekijken of wij als projectpartner kunnen meewerken aan een project. We stellen graag ons netwerk ter beschikking voor de disseminatie.

• Focus je niet te fel op het initiële doel binnen een proefproject en durf gaandeweg af te wijken en oog te hebben voor waardevolle neveneffecten die je ontdekt. Wat je leert tijdens een proefproject is namelijk even belangrijk als wat het je op het einde oplevert. Al deze informatie kan namelijk later verwerkt worden in een echte productieomgeving of ontwikkeling.
   
• Bij nieuwe technische ontwikkelingen is een duidelijk juridisch kader met afspraken nodig tussen de opdrachtgever (het lokaal bestuur) en de technologie-ontwikkelaar, bijvoorbeeld over het intellectueel eigendom van de ontwikkelde toepassing, het eigenaarsschap van data (dat idealiter bij het lokaal bestuur zit)…
   
• Zorg voor een goede en regelmatige afstemming met de projectpartners via een regelmatige bijeenkomst van een projectgroep, een digitaal kennisdelingsplatform…  Door de drukte wordt het al eens vergeten om elkaar goed op de hoogte te houden. Door op gezette tijden samen te komen dwing je jezelf en de projectpartners om goed te blijven afstemmen.