Hoe verloopt een BCSD-vergadering?

De BCSD-voorzitter beslist tot bijeenroeping en stelt de agenda van de vergaderingen op. Deze agenda wordt in de praktijk aangeleverd door de sociale dienst waar alle hulpaanvragen binnenkomen en onderzocht worden. De BCSD-voorzitter kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur dat hij/zij bepaalt. Elke oproeping vermeldt minstens:

• de plaats;
• de dag;
• het tijdstip;
• en de agenda met minstens een toegelicht voorstel van beslissing bij elk punt waarover beslist moet worden.

De oproeping wordt ten laatste acht dagen voor de BCSD-vergadering aan de leden bezorgd, tenzij het huishoudelijk reglement bepaalt dat de oproeping ten laatste vijf dagen voor de vergadering moet worden bezorgd. Wanneer een punt niet op de agenda staat, kan het enkel besproken als 2/3de van de BCSD-leden daarmee instemt en dat ook motiveert.

De wijze waarop de oproeping aan de BCSD-leden wordt verzonden en de wijze waarop de dossiers bij de agendapunten ter beschikking gesteld worden, regelt het BCSD in het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement moet ten minste bepalen hoe een dossier elektronisch ter beschikking wordt gesteld van de comitéleden die dit vragen. Maar belangrijk is dat dit enkel kan als er een systeem is dat voldoende veilig is om die gegevens elektronisch te bezorgen. De dossiers zomaar doormailen kan uiteraard niet.

BCSD-leden kunnen zelf punten aan de agenda toevoegen. Bedraagt de oproepingstermijn acht dagen, dan kan een lid tot vijf dagen voor de vergadering punten toevoegen. Werd de oproepingstermijn door het huishoudelijk reglement ingekort, dan moet het huishoudelijk reglement ook een kortere termijn (bijvoorbeeld drie dagen) voorzien tot wanneer de leden punten aan de agenda kunnen toevoegen.

Wil je zelf een punt op de agenda te plaatsen, dan moet je per agendapunt een toegelicht voorstel van beslissing bezorgen aan de algemeen directeur. De algemeen directeur zal die bijkomende punten bezorgen aan de BCSD-voorzitter. Na vaststelling van de nieuwe agenda worden de toegevoegde punten meteen bezorgd aan de andere BCSD-leden.

Een BCSD-lid kan alle punten toevoegen, zolang ze maar binnen de bevoegdheid van het BCSD passen. Toch zien we dit recht vooral toepasbaar in de gevallen dat een BCSD-lid het initiatief wil nemen om het BCSD een advies te laten opmaken aan de beleidsorganen van gemeente en OCMW.

De BCSD-voorzitter opent de vergadering en staat in voor de goede orde. Meer dan de helft van de BCSD-leden moet aanwezig zijn om geldig te kunnen vergaderen. Er kan nooit publiek aanwezig zijn bij een BCSD-vergadering.

De agenda wordt punt per punt behandeld. Een agendapunt wordt kort toegelicht door de BCSD-voorzitter of de verantwoordelijke van de sociale dienst. Wanneer er door de behandelende maatschappelijk werker aangegeven wordt dat er bijzondere en uitzonderlijke redenen zijn, heeft de maatschappelijk werker zelf het recht door het BCSD gehoord te worden over het dossier. Dit vooraleer het BCSD beslist.
Ook de hulpaanvrager heeft het recht gehoord te worden vooraleer de beslissing genomen wordt. Belangrijk is dat het BCSD goed nadenkt over hoe het hoorrecht efficiënt georganiseerd kan worden met respect voor de mens.

Na de bespreking gaat het BCSD over tot de beslissing. Voor het BCSD is voorzien dat er niet geheim gestemd wordt (dus mondeling of gelijkwaardig) waarbij de beslissingen genomen worden met een volstrekte meerderheid van stemmen. Wat betekent dat het voorstel van beslissing goedgekeurd is als meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen het voorstel goedkeuren.  Hoe moeten we dit begrijpen?

• Het gaat om uitgebrachte stemmen: dus BCSD-leden die zich onthouden of die blanco stemmen worden wel mee in aanmerking genomen om te kijken of er genoeg leden aanwezig zijn om geldig te vergaderen, maar hun onthouding of blanco stem wordt niet meegerekend bij de ja- of neen-stemmen.
• Zijn er evenveel BCSD-leden voor als tegen een bepaald voorstel, dan is er een staking van stemmen en is het voorstel verworpen.

De voorzitter heeft het recht om de vergadering te schorsen. Dit kan nuttig zijn om bv. comitéleden de kans te geven te overleggen, of een en ander juridisch uit te zoeken. Als alle punten besproken en gestemd zijn zal de voorzitter de vergadering sluiten.

De notulen van de BCSD-vergadering worden opgemaakt onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. In tegenstelling tot wat geldt bij de gemeente- en OCMW-raad werkt een BCSD niet met een zittingsverslag. 

Het decreet over het lokaal bestuur legt enkel expliciet op dat de notulen van het bijzonder comité de beslissingen van het BCSD bevatten. Toch staat er wel meer in die notulen. Wij raden aan om op te nemen:

• de informatie over de vergadering: dag, uur, de aanwezige BCSD-leden,...;
• de beslissingen in chronologische volgorde;
• het bewijs dat de beslissingen formeel correct genomen zijn. Dat betekent dat men in de notulen niet moet opnemen hoe iedereen gestemd heeft (want anders had de decreetgever dat opgelegd), maar wel dat er vermeld wordt er 'niet geheim gestemd werd' en dat 'de stemuitslag voor dat punt "x" voor, "y" tegen en "z" onthouding' was. Door dit op te nemen kan men bij betwisting achteraf zien dat de beslissing formeel in orde was;
• Of men de motivering van een beslissing ook al moet opnemen, daar bestaat wat discussie over. We adviseren dat wel te doen omdat dit ook te maken heeft met de motiveringsplicht van individuele beslissingen. Wie de motivatie niet opneemt in de notulen, riskeert problemen met de betwisting van de (motivering van de) beslissingen;
• de nodige handtekeningen na de goedkeuring van de notulen.